Palkanlaskenta

Palkanmaksu on yrityksen tärkein velvoite työntekijöitään kohtaan. Palkka on korvaus työntekijän tekemästä työstä ja ajasta. Sen tulee tulla ajallaan palkansaajan tilille ja oikean suuruisena.

Palkanmaksusta on annettava työntekijälle palkkalaskelma ja toimitettava tarvittavat ilmoitukset viranomaisille, kuten tulorekisteri-ilmoitus Verohallinnolle. Muita ilmoituksia on esimerkiksi työeläkemaksut, joista ilmoitetaan työntekijän eläkeyhtiölle ja tapaturmavakuutusilmoitukset vakuutusyhtiölle.

Palkat on loppujen lopuksi hyvin suoraviivaista hoitaa, kunhan ottaa huomioon eroavaisuudet työntekijöiden työehtosopimuksessa. Jokaisella työntekijällä on oma yksilöllinen työehtosopimus, joka aiheuttaa eroja palkanmaksun yhteydessä. Työehtosopimus on työnantajien ja työntekijöiden liittojen välinen sopimus, jossa sovitaan alan työehdoista, kuten palkoista, työajoista ja lomista. Se turvaa työntekijöille vähimmäisehdot ja sitoo kaikkia sopimuksen piiriin kuuluvia osapuolia.

Palkanlaskennan haasteet

Aikataulutus on varmasti palkanlaskennan suurin haaste. Jos yrityksessä on vain kuukausipalkkoja saavia työntekijöitä, ei näiden laskeminen ole kovinkaan vaikeaa. Monimutkaiseksi prosessin tekevät kuukauden tuntipalkalliset, joiden tehdyt työt pitää ajoissa saattaa palkanlaskentaan, jotta maksettava palkka tulee oikein ja aikataulussa. Palkasta käytetään myös usein nimitystä työkorvaus, joka on todellisuudessa täysin eri kuin palkka.

Nykyaikaisissa ohjelmissa työajanseuranta on mahdollista liittää suoraan samaan palkanlaskennan yhteydessä ohjelmistoon, jolloin tiedot siirtyvät reaaliajassa.

Työehtosopimukset, alakohtaiset eroavaisuudet ja palkanlisät

Työntekijäjärjestöjen sekä työnantajien tai työnantajien järjestöiden välille on sovittu sopimus, työehtosopimus. Työehtosopimuksia muutetaan sekä päivitetään säännöllisesti. Työehtosopimuksessa sovitaan erilaisista työehdoista, kuten työajoista, lomista, palkoista sekä muista eduista. Muita tällaisia etuja voivat olla esimerkiksi lisät. Lisät ovat korvauksia, joita maksetaan peruspalkan lisäksi.

Esimerkki joistakin lisistä:

• Iltalisä
• Yölisä
• Lauantailisä
• Sunnuntailisä
• Provisio
• Ylityökorvaus
• Varallaolokorvaus
• Olosuhdelisä
• Vaarallisen työn lisä

Erilaiset lisät ovat usein yrityskohtaisia, joten maksettava korvaus voi vaihdella yrityksen mukaan. Muista siis selvittää nämä asiat ennen työsuhteen alkamista.

Suomessa ei ole määritettynä mitään yleistä minimipalkkaa. Työehtosopimuksessa on kuitenkin määritettynä vähimmäispalkka, jota ei saa alittaa. Vaikka alalla, jolla toimit ei olisi työehtosopimusta, on sinulla oikeus saada kohtuullinen korvaus tekemästäsi työstä eli palkka. Kohtuullinen palkka määräytyy yleensä muiden samankaltaisten työtehtävien palkkatason mukaisesti.

Tulorekisteri

Yrityksen pitää tehdä palkoista ilmoitus tulorekisteriin 5 päivän sisällä maksupäivästä. Tämän voi tehdä itse suoraan Tulorekisterin sivuilta tai palkka.fi ohjelman kautta.

Palkan sivukulut

Palkan sivukulut aiheuttavat työnantajalle merkittävän erän palkanmaksun päälle. Niistä keskeisimmät ovat työntekijän palkasta erikseen pidätettävä ennankonpidätys, eläkevakuutusmaksu ja sosiaaliturvamaksu, jonka työnantaja joutuu laskemaan ja maksamaan.

Ennakonpidätyksen määrä määrittyy verokortin mukaan, joka pohjautuu arvioituihin tuloihin. Jokainen 18-64- vuotias maksaa palkastaan myös työttömyysvakuutusmaksua. Työeläkevakuutusmaksu vähennetään myös palkkaa ja tällä pääasiassa rahoitetaan työeläkkeet.

Työntekijä voi saada luontaisetuja, kuten puhelinetu, työsuhdematkalippu, lounasetu, autoetu tai virikekortti. Nämä ovat etuja, joita työnantaja maksaa muutoin kuin rahapalkkana.

Palkanmaksun yhteydessä ammattiyhdistyksen jäsenmaksut herättävät usein kysymyksiä. Ammattiyhdistysten jäsenmaksut voidaan, joko merkitä ja vähentää palkastasi työnantajan puolesta tai vaihtoehtoisesti palkansaaja voi maksaa ne itse suoraan ammattiliitolle.

Työnantajan kustannuksia nostavia sivukuluja ovat:

• Eläkevakuutus
• Tapaturmavakuutus
• Työttömyysvakuutusmaksu
• Sairausvakuutusmaksu
• Ryhmähenkivakuutus

Katso täältä kuluvan vuoden palkanlaskennan sivukulut.

Eläkevakuutusmaksu, TYEL tai YEL

Eläkevakuutusmaksut ovat yleensä suurin yksittäinen palkanlaskennan sivukulu. Työntekijälle tulee ottaa TyEL-vakuutus, jos hän on 17–67-vuotias ja hänen kuukausipalkkansa ylittää 65,26 € (vuonna 2023). TyEL-maksu on kokonaisuudessaan hieman yli 25 %, ja sen suuruus vaihtelee hieman työeläkeyhtiöittäin – jotkut yhtiöt palauttavat osan tuotoistaan asiakashyvityksinä.

Työnantaja maksaa TyEL-maksusta noin 18 %, ja loput – noin 7 % – pidätetään työntekijän bruttopalkasta. Työnantaja vastaa koko maksun maksamisesta eläkeyhtiölle ja huolehtii siitä, että työntekijän osuus vähennetään palkasta oikein.

Tulorekisteriin ilmoitetaan myös työntekijän eläkeyhtiö, ja tämä tieto siirtyy suoraan eläkeyhtiölle, joka laatii ja lähettää laskun sen perusteella.

Yrittäjän eläkevakuutus (YEL) poikkeaa TyEListä. Se perustuu arvioituun työtuloon, ei maksettuun palkkaan, ja eläkeyhtiö lähettää yrittäjälle laskun sovitun laskutusjakson mukaisesti.

Tilapäinen työnantaja

Yritys voi toimia tilapäisenä työnantajana esimerkiksi kausiluontoisesti, kun yritys haluaa palkata kesätöihin muutaman 17-67 vuotiaan. Tilapäisenä työnantajana ei tarvitse erikseen ottaa työeläkevakuutusta työeläkeyhtiöstä. Työeläkemaksut pitää kuitenkin hoitaa ja nämä ovat noin 1 prosenttiyksikön kalliimpia.

Tilapäisenä työnantajana voi toimia, mikäli kuuden kuukauden palkkasummat jäävät alle 9 348€ (2023).

Työntekijän tiedot

Äkkiseltään voisi ajatella, että työntekijän tiedoista oleellisimmat olisivat henkilötunnus ja pankkitilin tiedot. Todellisuudessa tulorekisteri vaatii tämän lisäksi seuraavat tiedot:

• Eläkevakuutuksesta
• Tapaturmavakuutuksesta
• Ammattiluokituksesta

Ilman näitä tietoja, tulorekisteri ei hyväksy tekemääsi ilmoitusta.

Työaika ja palkat samassa ohjelmassa

Mikäli yrityksellä on vain kuukausipalkkalaisia töissä, ei työajanseurannan kytkemistä palkanlaskentaan tarvita. Usein yrityksellä on kuitenkin sekoitus tunti- ja kuukausipalkkalaisia töissä. Tällöin tuntien kirjaaminen samaan järjestelmään palkanlaskennan kanssa kuulostaa järkevältä.

eCount tarjoaa mahdollisuuden tuntikirjauksien tekemisen ja täyden työajanseurannan. Näistä tiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, joka taas vähentää työn määrää sekä virheiden mahdollisuutta.

Palkkalaskelma

Palkanmaksun yhteydessä työntekijälle täytyy aina toimittaa palkkalaskelma. Palkkalaskelma sisältää tiedot maksetusta palkasta ja siitä tehdyistä vähennyksistä.

Palkkakuitin tulee sisältää seuraavat tiedot:

• työntekijän sekä -antajan nimi
• palkkakausi sekä palkanmaksupäivä
• bruttopalkka sekä maksetut vähennykset
• lisät sekä luontoisedut

Palkanlaskijan tehotyökalut

Palkanlaskentaan voidaan yhdistää paljon muutakin, kuin pelkkä työajanseuranta. Esimerkiksi provisio laskennan myynneistä myyjälle voidaan nykyaikaisessa järjestelmässä laskea automaattisesti. Lisäksi, kun kaikki tiedot ovat samassa järjestelmässä, ei tietoja tarvitse yhdistellä eri raporttien avulla. Tämä vapauttaa yrityksen aikaa muuhun päätöksentekoon.

Sujuvaa ja kannattavaa palkanlaskentaa

Koska palkanlaskenta on yrityksen tärkeimpiä velvoitteita, sen on syytä sujua aina mahdollisimman hyvin. Tämän lisäksi on yrityksen etu, että palkanlaskenta on kustannustehokasta, mutta myös työntekijän näkökulmasta moitteeton palkanmaksu pitää työsuhteen suotuisena. Lisäksi työntekijällä on oikeus saada palkkansa ajoissa.

Erillinen palkanlaskentaohjelma on pienille yrityksille yleensä täysin turha. Mikäli käytössä on jokin taloushallinnon ohjelmisto, voidaan tähän liittää palkanlaskenta. On olemassa ilmainen palkanlaskentaohjelma, Verohallinnon ylläpitämä palkka.fi.

Jos yrityksellä on erillinen tilitoimisto huolehtimassa kirjanpidosta, kannattaa palkat ulkoistaa. Mikäli kustannukset tuntuvat suurilta, voi näistä neuvotella. Tarkoitus on kuitenkin saada kokonaisvaltaisesti järkevä ja kannattava yrityksen palkanlaskenta.

Loma-ajan palkka

Suomessa vuosilomaa kertyy, mikäli työntekijä tekee 14 päivää tai 35 h kalenterikuukauden aikana töitä. Lomaa kertyy tällöin joko 2 päivää tai 2,5 päivää riippuen siitä, onko työntekijä ollut saman työnantajan palveluksessa yli vuoden.

Sen lisäksi, että normaali työajan palkasta tehdään pidätykset ja jaksotetaan, tulisi tämä kirjanpidon suhteen tehdä myös loma-ajan palkoille.

Työntekijä voi päättää olla pitämättä lomaa, jolloin kaikki lomat voidaan maksaa rahana normaalin palkan päälle.

Irtisanomisajan palkka

Työntekijällä on oikeus palkanmaksuun irtisanomisaikana. Tänä aikana työnantaja maksaa normaalisti palkan, mutta laskee myös pitämättä jääneistä lomista lomakorvauksen.

Voiko palkanlaskenta mennä väärin?

Voi ja pahasti. Tämän voi todeta katsomalla Suomen suurimman työnantajan Helsingin kaupungin palkanlaskennan kaaosta, jossa 4-7 % palkoista on ollut vuoden ajalta väärin. Pahimmillaan tämä on aiheuttanut ihmisille ulosottoon joutumista.

Suuremmissa yrityksissä on luonnollisesti todennäköisempää kohdata virheitä ja niiden korjaaminen kestää, mutta virheiden syntymistä pitäisi estää kaikin keinoin.

Miksi palkka on väärin?

Palkanlaskenta on yksinkertaistettuna prosessina seuraava:

1. Työntekijä toimittaa työnantajalle perustiedot (pankkitili, verokortin, hetun jne.)
2. Työnantaja toimittaa työntekijän perustiedot palkanlaskentaan
3. Työntekijä tekee työn
4. Työnantaja valvoo tehdyn työn
5. Työnantaja raportoi työntekijän tekemän työn palkanlaskentaan (tämä voi olla automaattisesti tai manuaalisesti)
6. Palkanlaskenta laskee palkan annettujen tietojen pohjalta
7. Palkanlaskenta lähettää palkan maksuun

Vaiheita palkanlaskennassa on monia, joista jokainen voi aiheuttaa virheen. Nämä virheet voidaan jakaa karkeasti inhimillisiin virheisiin ja teknillisiin virheisiin. Inhimillisiä virheitä voi olla äärimmäisen paljon ja usein nämä tapahtuvat tietoa syöttäessä tai kopioidessa. Teknilliset virheet taas esiintyvät järjestelmien vääränlaisen käytön yhteydessä, ei siis bugeja tms. (joita nykyisin ei pitäisi juuri ilmaantua).

Mitä enemmän palkanlaskennan vaiheita saadaan automaattisesti liikkumaan normaalin työnteon ohella, sen tehokkaampaa ja vähemmän virheitä sisältävää palkanlaskennasta tulee.

Esimerkiksi työntekijän tunnit voisivat liikkua palkanlaskentaan automaattisesti työajanseurannasta, jolloin myös iltalisät kohdistuvat oikein.

Helpompaa palkanlaskentaa tilitoimiston avulla

Palkanlaskennan on tarkoitus hoitua oikein, eikä siitä voida joustaa. Palkat on oltava ajallaan oikein laskettuna. Tästä syystä palkanlaskennan ulkoistaminen onkin järkevää.

Tilitoimiston kanssa saat kaiken tarvittavan tuen palkanlaskentaan.

Ecount tarjoaa palkanlaskennan lisäksi itse taloushallinnon ohjelmiston, sekä henkilökohtaisen palvelun.

‍

‍