Mitä kirjanpito maksaa?

Kirjanpidon hinta on yksi keskeisimmistä tekijöistä, joita yrittäjä joutuu pohtimaan yritystoimintaa suunnitellessaan tai tilitoimistoa vaihtaessaan. Se, mitä yrityksen kirjanpito lopulta maksaa, riippuu useista eri tekijöistä – kuten liiketoiminnan laajuudesta, tositteiden määrästä, tarvittavista lisäpalveluista sekä siitä, miten kirjanpito järjestetään käytännössä.

Tässä blogitekstissä pureudumme siihen, mistä kirjanpidon kustannukset muodostuvat, mitä tilinpäätös ja veroilmoitus tarkoittavat käytännössä, ja miten pienelle yritykselle voi löytää hinnaltaan ja sisällöltään sopivan kirjanpitoratkaisun. Lopuksi käymme läpi vinkkejä siihen, miten valita hyvä kirjanpitäjä, jonka kanssa yhteistyö sujuu mutkattomasti.

Yrityksen kirjanpito – mitä se tarkoittaa?

Yrityksen kirjanpito on velvoite, joka koskee lähes kaikkia suomalaisia yrityksiä. Kirjanpidon tehtävä on tallentaa yrityksen taloudelliset tapahtumat järjestelmällisesti ja lain vaatimalla tavalla. Kirjanpidon avulla voidaan seurata yrityksen tuloja, menoja, kannattavuutta ja taloudellista tilannetta. Samalla kirjanpito toimii pohjana verotukselle ja tilinpäätökselle.

Kirjanpitoon liittyy monia osa-alueita, kuten:

• Myynti ja ostolaskujen kirjaaminen
• Arvonlisäveron (alv) käsittely
• Palkanlaskenta ja sivukulut
• Tilinpäätös ja veroilmoitus
• Kuukausittaiset raportit yrittäjälle
• Tositteiden käsittely ja arkistointi

Moni pienyrittäjä saattaa aluksi ajatella, että kirjanpito on vain "pakollinen paha", mutta oikean kirjanpitoratkaisun avulla se voi olla myös työkalu liiketoiminnan kehittämiseen.

Tilinpäätös ja veroilmoitus – mitä ne tarkoittavat ja miksi ne maksavat?

Tilinpäätös on yhteenveto yrityksen koko vuoden taloudellisesta toiminnasta. Se sisältää tuloslaskelman, taseen ja usein liitetiedot. Tilinpäätöksen perusteella tehdään myös veroilmoitus, joka toimitetaan verottajalle.

Tilinpäätös tehdään yleensä kerran vuodessa, ja sen laajuus riippuu muun muassa yritysmuodosta. Osakeyhtiö tarvitsee aina virallisen tilinpäätöksen, kun taas toiminimen tilinpäätös on kevyempi ja voi sisältää pelkän tuloslaskelman ja veroilmoituksen.

Tilinpäätöksen tekeminen vaatii usein paljon tarkistamista ja järjestelyä, erityisesti jos kirjanpitoon on jäänyt puutteita tai virheitä vuoden varrella. Tästä syystä tilinpäätös maksaa yleensä erikseen, eikä se sisälly kuukausihintaan.

Vinkki: Jos haluat välttää yllättävät laskut vuoden lopussa, valitse tilitoimisto, jossa tilinpäätös ja veroilmoitus voidaan hinnoitella jo valmiiksi kuukausihintaan.

TILITOIMISTON KIRJANPIDON KULUT

Kirjanpidon hinta muodostuu monesta osatekijästä, ja siksi pelkkä kuukausihinta ei aina kerro koko totuutta. Alla listattuna yleisiä kustannuksia, joita tilitoimiston palveluihin voi esimerkiksi sisältyä:

• Kuukausittainen peruspaketti: 80–150 € / kk
• Myynti- ja ostolaskujen käsittely: 0,40–0,90 € / tosite
• Tilinpäätös ja veroilmoitus: 300–1000 € / vuosi
• Palkanlaskenta: 20–50 € / työntekijä / kk
• Ohjelmistolisenssit: 20–50 € / kk

Lisäksi voi tulla tuntiveloituksia, esimerkiksi jos joudutaan selvittämään epäselviä tapahtumia, tai jos yrittäjä haluaa lisäneuvontaa. Kannattaa siis tarkistaa, sisältääkö hinta myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, vai lisätäänkö ne erikseen.

Tilitoimiston omat kulut

Ennen kuin voidaan määrittää hinta asiakkaalle täytyy tietää, mitä tuote maksaa myyjälle. Suurimmat kulut tilitoimistoissa ovat henkilöstö, tilat ja ohjelmistot.

Taloushallintoliiton mukaan yksi kirjanpitäjä hoitaa keskimäärin noin 27 asiakasta, mutta pyöristetään luku 30:een yksinkertaistamisen vuoksi. Jos kirjanpitäjän keskipalkka on noin 2578 € ja siihen lisätään työnantajan sivukulut, nousee kokonaiskustannus työnantajalle noin 3000 euroon kuukaudessa. Tämä tarkoittaa, että yhden asiakkaan osuus palkkakuluista on noin 100 €/kk.

Kirjanpito-ohjelmistot muodostavat toisen merkittävän kustannuserän. Tilitoimistot vuokraavat yleensä ohjelmistot ulkopuoliselta palveluntarjoajalta, ja mikäli kaikille asiakkaille tarjotaan samat ominaisuudet, voidaan ohjelmakustannukseksi arvioida noin 50 € asiakasta kohden kuukaudessa.

Toimistotilojen kustannukset vaihtelevat sijainnin ja yrityksen koon mukaan. Esimerkiksi 20 työntekijän tilitoimisto Helsingin kehä 1:n tuntumassa voi maksaa noin 2400 €/kk vuokraa, mikä tekee 120 € per työntekijä.

Kun nämä kulut lasketaan yhteen – eli palkat, ohjelmat ja tilat – päädytään noin 270 euroon kuukaudessa per asiakas. Tähän lisätään vielä tilitoimiston tarvitsema kate, jonka vuoksi kirjanpidon vertailuhinnaksi muodostuu usein 500–550 € kuukaudessa. Tästä syystä kirjanpidon hinta voi usein yllättää, etenkin pienelle yritykselle, joka odottaa selvästi edullisempaa kuukausihintaa.

Kirjanpidon hinta pienelle yritykselle

Pienelle yritykselle kirjanpidon kulut voivat tuntua aluksi suurilta, etenkin jos yritystoiminta on vielä käynnistymisvaiheessa. Siksi on tärkeää valita palvelu, joka sopii juuri sinun tilanteeseesi.

Esimerkiksi:

• Yksinyrittäjän toiminimi, jolla on 5–10 tositetta kuukaudessa, voi kirjanpito maksaa noin 80–120 euroa kuukausittain
• Pienellä osakeyhtiöllä, jossa on myös palkkoja, voi kirjanpidon kokonaishinta nousta helposti 200–300 euroon kuukaudessa, kun mukaan lasketaan kaikki palvelut

Yrittäjän kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti siihen, miten hinnoittelu on rakennettu:

• Onko kaikki tositteet hinnoiteltu erikseen?
• Sisältääkö kuukausihinta tilinpäätöksen?
• Tuleeko ohjelmistosta lisäkustannuksia?
• Miten alv-ilmoitukset tehdään ja kuuluvatko ne hintaan?

Hyvä kirjanpitäjä pienelle yritykselle – mitä kannattaa huomioida?

Hyvä kirjanpitäjä ei ole pelkästään tekninen suorittaja, vaan hän auttaa yrittäjää ymmärtämään yrityksen taloudellisen tilanteen. Hyvä yhteistyö kirjanpitäjän kanssa voi tuoda arkeen selkeyttä ja jopa auttaa säästämään rahaa.

Hyvä kirjanpitäjä:

• Osaa neuvoa mm. alv-asioissa, tilinpäätöksessä ja verosuunnittelussa
• Tekee kirjanpidon ajallaan ja huolellisesti
• Vastailee kysymyksiin nopeasti ja selkeästi
• Käyttää sähköistä kirjanpitoa, joka säästää aikaa ja vähentää virheitä

Sähköinen kirjanpito mahdollistaa sen, että yrittäjä voi itse lähettää tositteita ja hyväksyä laskuja suoraan järjestelmässä. Tämä vähentää käsityötä ja voi laskea kustannuksia merkittävästi.

Miksi kirjanpidon hinta vaihtelee ja mitä piilokuluja kannattaa huomioida?

Yrityksen kirjanpidon hinta voi vaihdella huomattavasti palveluntarjoajan, yrityksen koon ja valittujen palveluiden mukaan. Verkkosivuilla näkyvät alkaen-hinnat eivät aina kerro koko totuutta, ja etenkin pienelle yritykselle on tärkeää ymmärtää, mistä kuukausihinta koostuu ja millaisia lisäkuluja voi tulla. Tässä osiossa pureudumme siihen, miksi verkkopohjainen kirjanpito on usein halvempaa, mitä alkaen-hinnat sisältävät, millaisia piilokuluja voi tulla vastaan ja miksi kirjanpidon hinnat vaihtelevat asiakkaan mukaan.

Miksi verkossa myytävä kirjanpito on halvempaa?

Perinteisessä kirjanpidossa kirjanpitäjä käyttää aikaa mm. laskujen tarkistamiseen ja kirjaamiseen. Pienillä yrityksillä tämä ei kuitenkaan usein ole tarpeen – laskut tarkistaa yrittäjä itse, ja ohjelma siirtää tiedot automaattisesti kirjanpitoon. Tällöin kirjanpitäjä vain tarkastaa, että kaikki on kunnossa.
Kun prosessi on pitkälti automatisoitu ja asiakkaita on paljon, voidaan kustannuksia alentaa merkittävästi. Esimerkiksi eCountin kaltaiset palvelut pystyvät tarjoamaan kirjanpidon selvästi edullisemmin, kun työaikaa ja tilakuluja tarvitaan vähemmän.

Mitä alkaen-hinta oikeasti tarkoittaa?

Alkaen-hinnat voivat näyttää houkuttelevilta, mutta ne sisältävät vain peruspalvelut. Esimerkiksi tilinpäätös tai veroilmoitus ei yleensä sisälly kuukausihintaan, vaan ne laskutetaan erikseen, usein tuntiperusteisesti. Hinta voi siis nousta paljon korkeammaksi kuin aluksi näyttää.

Tositteiden johdosta piilokuluja

Monet tilitoimistot veloittavat erikseen verkkolaskujen käsittelystä. Vaikka yhden laskun kustannus voi olla vain muutamia kymmeniä senttejä, siihen lisätään usein katetta. Näin 0,20–0,55 €:n kustannuksesta voi tulla asiakkaalle 0,40–0,90 € per lasku. Jos yrityksellä on paljon ostolaskuja ja myyntilaskuja, voi todellinen kuukausikustannus nousta nopeasti – vaikka perushinta olisi alhainen.

Eri asiakas, eri hintaan

Yrityksille myytävissä palveluissa hinnoittelu ei ole aina täysin avoin. Samaa palvelua voidaan myydä eri asiakkaille eri hinnalla riippuen esimerkiksi palvelun räätälöinnistä tai asiakkaan koosta.Tämän vuoksi tilitoimistot esittävät usein hinnat "alkaen"-muodossa tai pyytävät yhteydenottoa tarkemman tarjouksen laatimiseksi.

Havainnollistava esimerkki taloushallinnon kuluista

Käydään läpi oikean elämän esimerkkitapaus: yritys A on vuokrannut taloushallinnon ohjelman yritykseltä B ja kirjanpidon suorittaa ulkopuolinen yritys C. Yritys B lähestyi yritys A:ta tarjotakseen ohjelmien lisäksi myös kirjanpidon, jotta yritys A voisi säästää rahaa, kun ohjelmat ja kirjanpito tulisivat samasta yrityksestä. Puhelimitse luvattiin edullista hintaa ja määräalennusta. Tästä pyydettiin tekemään tarjous sähköpostiin:

Kyseisen yritys tarjoaa kirjanpitoa verkkosivuillaan, jonka hinnaksi ilmoitetaan 499€/KK sisältäen 50 palkkalaskelmaa. Yritys A:n liikevaihto on noin 200 000€ luokkaa.

Yllä oleva tarjous on hyvä esimerkki siitä, kuinka kirjanpito ja ohjelmat maksavat erikseen. Tämän lisäksi jokaisesta ostolaskusta veloitetaan 0.89€, vaikka niiden aiheuttamat kustannukset ovat todennäköisesti huomattavasti pienemmät. Miksi? Koska suurimmalla osalla yrityksistä ei ole tietoa tästä. Mikäli tästä oltaisiin avoimia, ei tätä lisäkatetta pystyttäisiin veloittamaan.

Samassa tarjouksessa voidaan myös huomata, kuinka eri töillä on hyvinkin eri hinnoittelu, vaikka todellisuudessa sama henkilö hoitaisikin kaikki työt.

TILINPÄÄTÖKSEN HINTA TULEE MYÖS USEIN YLLÄTYKSENÄ

Tilinpäätös on tilitoimistolle mahdollisuus nostaa osan asiakkaiden katetta. Suurin osa tilitoimistoista hinnoittelee tilinpäätöksen tuntihinnalla. Kun kirjanpidon ”virheet” korjataan tilinpäätöksessä, paranee asiakkaalta saatava kate. Tunteja saattaa kertyä huomattavasti ennakoitua myös enemmän.

Tilinpäätöksen hinta ei kuuluisi tulla yllätyksenä. eCount palvelun yhteydessä tilinpäätös on mahdollista hinnoitella kuukausihinnalla.

Kysy lisää!

KIRJANPIDON HINTA TULISI VIESTIÄ AVOIMEMMIN

Hinnoittelun avoimuus luo luottamuksen. Kun kaikki maksavat palvelusta saman verran, ovat asiakkaat tasa-arvoisessa asemassa.

Kun kaipaat avoimempaa hinnoittelua, tutustu hinnastoomme, jossa on selkeästi ilmoitettu tapahtumamaksujen ja palveluiden hinta.

‍

‍