Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen – mitä ottaa huomioon?

Työntekijän palkkaaminen tuo mukanaan velvoitteita, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen sopimuksen allekirjoittamista. Ennen työntekijän palkkaamista on kuitenkin suunniteltava kokonaiskustannukset realistisesti, sillä työntekijän palkkaaminen maksaa aina enemmän kuin pelkkä bruttokansantuote antaa ymmärtää.

Uusi työntekijä edellyttää myös vakuutukset, työterveyshuollon sekä ilmoittautumisen työnantajarekisteriin.

Kuinka paljon ensimmäisen työntekijän palkkaaminen maksaa?

Työntekijän palkkaaminen tuo yritykselle palkkakustannusten lisäksi myös muita menoeriä. Pelkän bruttopalkan päälle lasketaan pakolliset työnantajamaksut, kuten työeläkevakuutus (TyEL), työttömyysvakuutus, työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus.

Lisäksi sinun on huomioita lomakustannukset: työntekijälle kertyy vuosilomaa, josta maksetaan lomapalkkaa ja monilla aloilla myös lomarahaa, samoin palkka mahdollisilta arkipyhäpäiviltä.

Yleisesti voidaan arvioida, että ensimmäisen työntekijän kokonaiskustannukset ovat noin 1.2 - 1.5 -kertaiset pelkkään bruttopalkkaan nähden. Esimerkiksi jos työntekijän kuukausipalkka on 2600 euroa, voi todellinen kustannus sivukuluineen olla noin 3900 euroa kuukaudessa.

Tee nämä asiat ennen uuden työntekijän aloittamista

Ennen kuin työntekijä voi aloittaa, työnantajan on hoidettava tietyt lakisääteiset velvoitteet sekä käytännön järjestelyt.

1. Hanki tarvittavat vakuutukset

Tarvittavien vakuutusten tulee olla voimassa ennen työsuhteen alkamista. Työeläkevakuutus (TyEL) täytyy järjestää, kun palkataan 17 vuotta täyttänyt työntekijä jatkuvaan työsuhteeseen ja palkkaa maksetaan vähintään noin 70 € kuukaudessa.

Mikäli työntekijälle maksetaan kalenterivuoden aikana yhteensä yli 1300 € palkkaa, työnantajan on otettava myös lakisääteinen työtapaturma- ja ammattitautivakuutus sekä järjestettävä ryhmähenkivakuutus (nämä hoituvat yleensä tapaturmavakuutuksen yhteydessä vakuutusyhtiössä). Myös työttömyysvakuutusmaksu tulee maksettavaksi, kun palkkasumma ylittää kyseisen rajan.

Myös työnantajan sosiaaliturvamaksu eli sairausvakuutusmaksu on suoritettava verottajalle, kun palkkoja maksetaan yli säädetyn rajan.

2. Työterveyshuollon järjestäminen

Laki velvoittaa työnantajaa järjestämään työntekijöilleen työterveyshuollon. Tämä koskee jokaista työnantajaa myös silloin, kun palveluksessa on vain yksi työntekijä.

Työterveyshuolto tulee järjestää vähintään lakisääteisen ehkäisevän työterveyden osalta. Sopimuksen voi tehdä joko julkisen tai yksityisen työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa. Sairaanhoitopalveluiden tarjoaminen työntekijöille on vapaaehtoista, mutta ennaltaehkäisevä työterveyshuolto on pakollinen osa työnantajan velvollisuuksia.

3. Ilmoittaudu työnantajarekisteriin

Verohallinnon työnantajarekisteriin on ilmoittauduttava, jos yrityksestä tulee säännöllinen työnantaja eli yritys maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle. Tai yhdelle vakituiselle ja lisäksi yhdelle tai useammalle tilapäiselle työntekijälle.

Mikäli työnantaja maksaa palkkaa samanaikaisesti kuudelle tai useammalle tilapäiselle työntekijälle, luokitellaan se myös säännölliseksi työnantajaksi.

Satunnaisesti palkkoja maksavan, esimerkiksi vain yhden vakituisen työntekijän työllistävän yrityksen ei sen sijaan ole pakko liittyä työnantajarekisteriin. Käytännössä yhden työntekijän palkkaava pienyritys voi siis toimia rekisteriin kuulumattomana satunnaisena työnantajana, mutta säännölliseksi työnantajaksi aikovalle rekisteröityminen on tehtävä esimerkiksi OmaVeron tai YTJ-palvelun muutosilmoituksella.

Mitä työsopimukseen kirjataan ja miten palkka sovitaan?

Työsopimus on tärkeä laatia kirjallisena, jotta molemmat osapuolet ovat selvillä työsuhteen ehdoista.

Kirjaa työsopimukseen ainakin seuraavat

Sopimukseen tulee kirjata selkeästi ainakin keskeiset ehdot: työtehtävät, työaika (esim. tuntimäärä viikossa tai kuukausipalkkaisella viikkotyöaika), palkka ja palkan määräytymisperuste (kuukausipalkka tai tuntipalkka, mahdolliset lisät, komissiot tai bonusjärjestelmät), työsuhteen alkamisajankohta ja kesto (toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen; jos määräaikainen merkitään myös peruste sille).

On myös suositeltavaa sisällyttää sopimukseen koeaikaehto, jolla voidaan työsuhteen alussa varmistaa puolin ja toisin sopivuus. Koeaika on yleensä enintään 6 kuukautta, tai lyhyemmissä määräaikaisissa työsuhteissa korkeintaan puolet työsuhteen kestosta.

Sopimukseen kirjataan myös yleensä työntekopaikka tai ehtö etätyön osalta. Mainitse myös sovellettava työehtosopimus (TES), jos alalla on yleissitova TES. Sen noudattaminen on lakisääteistä, jos allalla sellainen on ja sen mukaan määräytyvät esimerkiksi vähimmäispalkka, työajan enimmäistunnit, ylityökorvaukset sekä lomakertymät ja lomarahat. Palkan rakenne tehtävän ja toimialan mukaan

Palkan rakenne kannattaa aina suunnitella tehtävän ja toimialan mukaisesti. Yleensä kokopäiväiselle työntekijälle sovitaan kiinteä kuukausipalkka, kun taas osa-aikaiselle tai epäsäännöllistä työtä tekevälle voi olla mielekkäämpää sopia tuntipalkka.

Palkan ohella voidaan työntekijälle tarjota myös luontaisetuja (esim. puhelin-, lounas- tai autoetu), jotka tulee myös kirjata osaksi sopimusta. Mikäli työ sisältää epäsäännöllisiä työaikoja, on huomioitava lisätyö- ja ylityökorvaukset sekä mahdolliset ilta-, yö- tai viikonloppulisät. Näistä on yleensä sovittu myös työehtosopimuksessa.

Ensimmäistä työntekijää palkkaavan on hyvä varmistaa, että palkka on kilpailukykyinen ja vähintään lain tai TES:in määrittämän minimipalkan mukainen.

Palkanlaskenta ja sivukulut

Palkan maksaminen ei ole vain palkan siirtämistä työntekijän tilille, vaan työntekijän tulee laskea oikein kaikki palkan pidätykset ja sivukulut. Palkanlaskennassa lähdetään työntekijän bruttopalkasta, josta pidätetään ennakonpidätys eli veroprosentin mukainen ennakkovero sekä työntekijän omat sosiaalivakuutusmaksut.

Työntekijän palkan pidätyksiin kuuluvat työeläkevakuutusmaksun työntekijän osa sekä työttömyysvakuutusmaksu. Nämä työnantaja vähentää bruttopalkasta ja tilittää edelleen oikeille tahoille. Pidätysten jälkeen jäävä osuus on nettopalkka, joka maksetaan työntekijälle.

Bruttopalkan päälle työnantaja laskee omat sivukulunsa: TyEL-eläkevakuutusmaksun työnantajan osuuden, työttömyysvakuutusmaksun työnantajan osuuden, työnantajan sairausvakuutusmaksun sekä työtapaturmavakuutusmaksun. Nämä kustannukset jäävät siis yrityksen maksettavaksi, joten on tärkeää varmistaa, että yrityksellä on prosessi tai työkalu, jolla nämä laskelmat tehdään oikein.

Tilitoimisto tukee yrittäjää ensimmäisen työntekijän palkkaamisen kaikissa vaiheissa

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen tuo aina mukanaan uudenlaisia velvoitteita: palkanlaskenta, viranomaisilmoitukset, vakuutukset ja työehtojen noudattaminen. Kun nämä asiat hoidetaan kerralla, säästyt erinäisiltä ongelmilta ja yllätyksiltä.

Me eCountilla varmistamme, että kaikki taloushallinnon ja työnantajavelvoitteet ovat alusta alkaen kunnossa. Sinä voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen ja kasvun varmistamiseen.

Me vastaamme pienten yritysten tarpeisiin – ilman turhaa monimutkaisuutta, mutta täynnä asiantuntemusta.

‍