Sähköinen taloushallinto – mitä se tarkoittaa yritykselle?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa, että yrityksen taloushallinnon rutiineja hoidetaan sähköisesti yhden tai mahdollisesti muutaman järjestelmän kautta. Tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa prosesseja ja pitää kaikki tiedot aina ajan tasalla.

Sähköisessä taloushallinnossa yrittäjän ja kirjanpitäjän yhteistyö tapahtuu reaaliaikaisesti, mikä helpottaa yrityksen talouden seurantaa ja varmistaa, että raportit löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta. Tässä blogissa käymme läpi, mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä, millaisia hyötyjä se tarjoaa ja mitä kannattaa huomioida siihen siirtymisessä.

Sähköinen taloushallinto käytännössä:

• laskutus, ostot ja kuitit siirtyvät automaattisesti järjestelmään
• raportit päivittyvät reaaliaikaisesti
• kaikki tiedot ovat kirjanpitäjän ja yrittäjän saatavilla samassa ohjelmistossa

Mitä tarkoittaa sähköinen kirjanpito?

Sähköinen kirjanpito on osa laajempaa sähköisen taloushallinnon kokonaisuutta. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että esimerkiksi myynti- ja ostolaskut, tositteet sekä viranomaisilmoitukset hoituvat digitaalisesti yhden järjestelmän kautta.

Yrityksen arjessa kertyy helposti paljon pieniä kuitteja, jotka aiemmin päätyivät paperipinoihin tai mappeihin. Arjen kuittien kuvaaminen onnistuu nykyisin helposti mobiilisti, ja tiedot siirtyvät automaattisesti ohjelmistoon kirjanpitäjäsi nähtäville. Tämä vähentää paperipinoja ja poistaa tarpeen manuaaliselle tallentamiselle. Samalla talouden seuranta pysyy jatkuvasti ajantasaisena ja kirjanpitäjä voi keskittyä olennaiseen: neuvojen antamiseen ja yrityksen sparraukseen..

Sähköisen taloushallinnon hyödyt yritykselle

Sähköisen taloushallinnon hyödyt näkyvät sekä ajansäästönä että parempana näkyvyytenä yrityksen talouteen. Manuaalinen työ vähenee, virheiden riski pienenee ja raportointi nopeutuu, mikä helpottaa niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkin arkea. Automaatio huolehtii rutiineista, ja aikaa vapautuu enemmän liiketoiminnan kehittämiseen.

Kun talouden tiedot ovat koko ajan ajan tasalla yhdessä järjestelmässä, päätöksenteko helpottuu ja tulevaisuutta voi ennakoida paremmin. Selkeä näkymä kassavirtaan auttaa suunnittelemaan investointeja, hallitsemaan riskejä ja pitämään yrityksen talouden vakaana myös muuttuvissa tilanteissa

Keskeiset hyödyt:

• enemmän aikaa liiketoiminnalle
• selkeä ja reaaliaikainen kokonaiskuva
• taloushallinnon rutiineja vähemmän

Paljonko maksaa pienen yrityksen kirjanpito?

Sähköisen taloushallinnon hinta koostuu yleensä kahdesta osasta: ohjelmiston kuukausimaksusta ja tilitoimiston tekemästä työstä. Kevyimmät paketit voivat maksaa vain muutamia kymppejä kuukaudessa, kun taas laajemmat kokonaisuudet hinnoitellaan korkeammalle. Hinta määräytyy pitkälti sen mukaan, mitä toimintoja ohjelmisto sisältää ja kuinka paljon kirjanpitäjältä odotetaan apua.

Yksinyrittäjän kohdalla sähköinen kirjanpito voi olla yllättävän edullinen ratkaisu ja maksaa kokonaisuudessaan jopa alle 100 € kuukaudessa. Jos taas yrityksesi tarvitsee laajempia palveluja, kuten palkanlaskentaa tai kattavia raportointiominaisuuksia, nousee hinta luonnollisesti korkeammaksi.

Hintaan vaikuttavat eniten tositemäärä, käyttäjien lukumäärä sekä se, kuinka paljon haluat siirtää työtä kirjanpitäjällesi. On hyvä huomata, että vaikka kustannukset kasvavat tarpeiden mukana, sähköinen taloushallinto säästää usein yrittäjältä aikaa ja vaivaa – ja voi pitkällä aikavälillä maksaa itsensä takaisin parempana tehokkuutena ja ajantasaisena talouden hallintana.

Sähköisen taloushallinnon käytännön esimerkkejä

Käytännössä sähköinen taloushallinto tarkoittaa, että arjen prosessit siirtyvät digitaaliseen ympäristöön.

• Laskut voidaan lähettää suoraan järjestelmästä sähköisesti
• Vastaanotetut laskut tulevat automaattisesti ohjelmistoon hyväksyttäväksi
• Kuitit kuvataan puhelimella ja siirretään ohjelmaan
• Pankkitapahtumat kohdistuvat laskuihin automaattisesti

Näin yrityksesi tiedot pysyvät aina järjestyksessä ja kirjanpitäjäsi voi tarkistaa ne heti.

Pitääkö kirjanpito olla paperisena?

Nykyään kirjanpitoa ei tarvitse enää hoitaa paperisena, vaan sähköinen vaihtoehto on täysin sallittu ja monessa mielessä parempi. Lainsäädäntö hyväksyy sähköiset tositteet, kunhan ne säilytetään turvallisesti ja kirjanpidon lain vaatimusten mukaisesti.

Paperikuitteja voi edelleen säilyttää, mutta käytännössä kuva kuittiin ja sen siirto ohjelmistoon riittää. Tämä vähentää mapittamista ja arkistointiin kuluvaa aikaa.

Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen vaiheet

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voi tuntua isolta muutokselta, mutta käytännössä prosessi on melko suoraviivainen. Ensin kartoitetaan nykytilanne: mitä rutiineja hoidetaan manuaalisesti ja mitä voidaan automatisoida. Sen jälkeen valitaan yritykselle sopiva ohjelmisto, joka vastaa tarpeisiin nyt ja myös tulevaisuudessa. Hyvin suunniteltu alkuvaihe helpottaa käyttöönottoa ja varmistaa, että järjestelmä palvelee yrityksen arkea heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Käyttöönotto onnistuu usein yllättävän nopeasti – joskus jo saman päivän aikana.

Tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen on kriittinen vaihe, ja siksi tilitoimiston apu on tärkeä. Kun tiedot on siirretty oikein, käytön opettelu onnistuu luontevasti arjen työssä, esimerkiksi kuittien kuvaamisen ja laskujen hyväksymisen kautta. Samalla on hyvä sopia kirjanpitäjän kanssa työnjaosta, jotta sähköisestä taloushallinnosta saadaan kaikki hyödyt irti heti alusta alkaen.

Siirtymisen vaiheet:

• nykytilan kartoitus
• ohjelmiston valinta ja testaus
• tietojen siirto ja koulutus
• käytön seuranta ja hienosäätö

Taloushallinnon sähköistäminen – miksi nyt?

Taloushallinnon sähköistäminen kannattaa, sillä se säästää aikaa ja kustannuksia samalla kun automatisoidut prosessit nopeuttavat raportointia ja vähentävät virheitä. Sähköinen malli on lisäksi joustava ja skaalautuu yrityksen kasvaessa, joten se sopii yhtä hyvin yksinyrittäjälle kuin suuremmalle organisaatiolle.

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Kirjanpidon voi tehdä itse, mutta se vaatii aikaa, tarkkuutta ja tuntemusta kirjanpitolainsäädännöstä. Sähköinen taloushallinto tarjoaa hyvät työkalut myös omatoimiselle yrittäjälle, mutta monelle se on järkevää ulkoistaa ainakin osa työstä ammattilaiselle.

Sähköisen järjestelmän avulla yrittäjä voi hoitaa itse esimerkiksi laskutuksen ja kuittien käsittelyn, ja antaa kirjanpitäjän vastuulle vaativammat osuudet, kuten tilinpäätöksen ja veroilmoitukset.

Taloushallinnon rutiineja vähemmän, automaatiota enemmän

Sähköinen taloushallinto vähentää turhia rutiineja ja lisää automaatiota yrityksen arkeen. Monet toistuvat tehtävät, kuten tositteiden käsittely ja tiliöinti, hoituvat automaattisesti ilman manuaalista näppäilyä. Tämä pienentää virheiden riskiä ja nopeuttaa prosessia.

Perusasioiden siirtyessä automaattisiksi kirjanpitäjän työaikaa jää enemmän neuvontaan, verosuunnitteluun ja yrityksen sparraamiseen. Yrittäjä saa näin ajantasaiset luvut sekä asiantuntevaa tukea liiketoiminnan kehittämiseen.

Taloushallinnon ohjelmisto – mitä valita?

Oikean taloushallinnon ohjelmiston valinta on tärkeä osa sähköiseen taloushallintoon siirtymistä. Hyvä ohjelmisto on helppokäyttöinen, sisältää kaikki yrityksen tarvitsemat toiminnot ja integroituu sujuvasti muihin järjestelmiin, kuten pankkiin, laskutusohjelmiin ja mahdollisiin toiminnanohjausjärjestelmiin.

Valinta kannattaa tehdä yhdessä tilitoimiston kanssa, jotta ohjelmisto tukee myös kirjanpitäjän työtä ja tekee yhteistyöstä sujuvaa. Samalla on hyvä arvioida, miten ohjelmisto palvelee yritystä tulevaisuudessa – kasvaako liiketoiminta, tarvitaanko lisää käyttäjiä tai esimerkiksi palkanlaskennan ominaisuuksia? Huolellinen vertailu varmistaa, ettei ohjelmistoa tarvitse vaihtaa lyhyen ajan sisällä, vaan se palvelee yritystä pitkään ja luotettavasti.

Miksi sähköinen taloushallinto kannattaa?

Sähköinen taloushallinto tekee yrityksen arjesta sujuvampaa, vähentää rutiineja ja tuo enemmän läpinäkyvyyttä talouteen. Se säästää aikaa, parantaa ennustettavuutta ja mahdollistaa tehokkaamman yhteistyön tilitoimiston kanssa.

Lyhyesti:

• vähemmän manuaalisia rutiineja
• enemmän aikaa liiketoiminnalle
• parempi näkyvyys yrityksen talouteen

Mikäli kaipaat apua taloushallinnon järjestämiseen, ota yhteyttä. Katsotaan teille parhaat työkalut järkevään hintaan.

‍