Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpidon säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin, ja se koskee jokaista yritystä toimialasta tai yrityksen koosta riippumatta. Laki määrittää tarkasti, kuinka monta vuotta eri asiakirjoja säilytetään ja milloin velvoite alkaa.

Kirjanpitoaineiston säilyttämisen tarkoituksena on varmistaa, että yrityksen taloudelliset tapahtumat voidaan todentaa myös vuosien kuluttua ilman aiheetonta viivytystä, esimerkiksi viranomaisen pyynnöstä.

Mitä kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan?

Kirjanpitoaineistolla tarkoitetaan kaikkea sitä dokumentaatiota, joka liittyy yrityksen taloudellisiin tapahtumiin. Keskeisiä osia ovat tositteet, kuten ostolaskut, myyntilaskut, kuitit ja tiliotteet, jotka muodostavat kirjanpidon perustan.

Aineistoon kuuluu myös tilinpäätös liitetiedostoineen, tase-erittelyt, tililuettelo ja kirjaukset, joiden avulla voidaan jäljittää yksittäisten tapahtumien kulku. Lisäksi kirjanpiaineistoksi luetaan liiketapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto, kuten sopimukset ja sähköpostit.

Kokonaisuus on laaja, sillä tarkoituksena on että kirjanpidon avulla, yrityksen taloudellinen tilanne voidaan milloin tahansa todentaa luotettavasti.

Kuinka pitkä on kirjanpidon säilytysaika?

Kirjanpidon säilytysajoista säädetään kirjanpitolaissa. Velvoitteet on määritelty selkeästi, mutta ne vaihtelevat saineistotyypin mukaan.

Tositteet, vähintään 6 vuotta

Tositteet muodostavat kirjanpidon perustan. Niihin kuuluvat esimerkiksi osto- ja myyntilaskut, kuitit, tilioteet sekä verottajlle annetut ilmoitukset. Kaikki tositteet on säilytettävä vähintään kuuden vuoden ajan tilikauden päättymisestä seuraavan kalenterivuoden loppuun.

Käytännössä tämä siis tarkoittaa, että vuoden 2024 tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään vuoden 2030 loppuun saakka.

Tilinpäätös ja kirjanpidon kokonaisuus, vähintään 10 vuotta

Tilinpäätös, toimintakertomus, tililuettelo sekä kirjanpidon kirjaukset on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Nämä asiakirjat antavat kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta asemasta, ja niiden pitkä säilytysaika varmistaa, että tämä tieto on saatavilla esimerkiksi luottokelpoisuus arviointiin tai riitatilanteisiin vielä vuosienkin kuluttua.

Luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, 10 vuotta

Kirjanpitovelvollisen on lisäksi säilytettävä luettelo käytetyistä kirjanpidoista ja aineistoista kymmenen vuoden ajan. Tämä vaatimus jää usein huomioimatta, mutta sen merkitys on suuri, sillä luettelo varmistaa, että aineisto on jäljitettävissä ja löydettävissä myös henkilöstö- tai järjestelmämuutoksen jälkeen.

Erityistapaukset, jopa 13 vuotta

Joissakin tilanteissa säilytysvelvoite on vielä pidempi. Esimerkiksi kiinteistöihin liittyvät tositteet ja EU-tukien dokumentaatio on usein syytä säilyttää vähintään kolmentoista vuoden ajan. Näihin aineistojen olemassaolo voi olla ratkaisevaa mahdollisissa tarkastuksissa tai erilaisissa oikeudellisissa prosesseissa.

Huomioi myös, että yrityksen toiminnan päättyminen ei katkaise velvoitetta

On tärkeää huomioida, että säilytysvelvoite ei poistu yrityksen toiminnan lopettamiseen. Jos yritys lopettaa, sen kirjanpitoaineiston säilyttämisestä vastaa viimeinen hallitus, toimitusjohtaja tai muu kirjanpitovelvollinen. Aineisto on järjestettävä niin, että se pysyy kirjanpitolain edellyttämän ajan saatavilla riippumatta yrityksen jatkosta.

Sähköinen vai paperinen säilytys

Kirjanpitolaki sallii kirjanpitoaineiston säilyttämisen sekä paperisena että sähköisessä muodossa. Tärkein ehto on, että aineisto säilyy muuttumattomana, se on tarvittaessa luettavissa ja tulostettavissa sekä sen löytyminen on varmistettu koko säilytysajan.

Lain näkökulmasta ei siis ole merkitystä sillä, onko tosite alkuperäisessä muodossa vai sähköisesti arkistoituna, kunhan sen sisältö pysyy samana ja saatavilla.

Sähköinen arkistoisti säästää tilaa, mahdollistaa aineiston nopean haun ja parantaa yrityksen tietoturvaa. Digitaaliset järjestelmät voivat myös automatisoida tositteiden tallentamisen ja varmuuskopioinnin, jolloin riski asiakirjojen katoamisesta pienee huomattavasti. Sähköinen säilytys helpottaa lisäksi viranomaisyhteistyötä, sillä aineisto on helposti jaettavissa sähköisessä muodossa esimerkiksi verotarkastusten yhteydessä.

Paperisessa muodossa säilytettävä kirjanpito on toimivaa yrityksissä, jotka haluavat fyysisen arkiston tai sähköiset järjestelmät eivät ole vielä käytössä. Paperisen kirjanpidon haasteena on kuitenkin sen vaatima säilytystila ja suurempi riski vahingoittumiselle.

Miksi säilytysvelvoitteet ovat olennaisia?

Kirjanpitoaineiston säilyttämisen ensisijaisen peruste on lain noudattaminen, mutta käytännössä kyse on muustakin. Huolellisesti arkistoitu aineisto turvaa yrityksen toimintaa.

Oikeusturvan näkökulmasta säilytysvelvoite on ratkaiseva. Viranomaiset voivat vaatia nähtäväksi useiden vuosien takaisia tositteita ja tilinpäätöksiä, ja ilman asianmukaisesti säilytettyä aineistoa yrityksen mahdolliset osoittaa tapahtumien kulku heikkenevät merkittävästi.

Sama pätee sopimus- ja maksukiistoihin: dokumentoitu kirjanpito voi olla ainoa keino todistaa, mitä on sovittu tai maksettu.

Velvoitteiden noudattaminen tukee myös yrityksen jatkuvuutta. Kun vastuuhenkilöt vaihtuvat, asianmukaisesti säilytetty aineisto takaa, että uusi johto saa luotettavan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Lisäksi järjestelmällinen arkistointi lisää sidosryhmien luottamusta: rahoittajille, sijoittajille ja viranomaisille hyvin hoidettu kirjanpito on selkeä merkki yrityksen vakavaraisuudesta sekä sen luotettavuudesta.